Tata cara dan persyaratan membuat visa Jepang

Hai, apa kabar para pembaca Isamu no Heya? Semoga semuanya masih dalam keadaan baik. Tak terasa sudah setengah tahun terlewati semenjak saya menuliskan kiriman terakhir tentang cara mengunduh stiker LINE di blog ini. Kalau ditanya sedang sibuk apa sehingga tidak sempat menulis lagi, mungkin salah satu jawabannya adalah karena saya sedang mengurus rencana perjalanan saya ke Jepang. Nah, berhubung visa saya sudah jadi, dan juga kebetulan ada beberapa tanggal merah (hari libur) di bulan ini, maka saya sempatkan untuk menulis kembali.

Masih sedikit berkaitan dengan kiriman sebelumnya, pada kesempatan kali ini saya juga ingin membagikan mengenai cara melakukan sesuatu, alias tutorial. Namun, tidak lagi berkaitan dengan komputer. Pada kiriman kali ini saya akan membahas bagaimana tata cara dan persyaratan dalam membuat, atau mengajukan permohonan, visa Jepang.

Daftar isi

1. Visa adalah hal yang harus diurus pertama?
2. Jenis-jenis visa Jepang
3. Persyaratan dokumen permohonan visa Jepang
4. Permohonan yang diwakilkan dan jumlah dokumen yang diserahkan
5. Uang yang harus dipersiapkan untuk mengurus visa Jepang
6. Waktu yang tepat untuk mengajukan permohonan
7. Lokasi dan akses ke Kedubes Jepang
8. Mengajukan permohonan
9. Mengambil visa
10. Penutup

Visa adalah hal yang harus diurus pertama?

Bagi yang suka dengan anime dan manga seperti saya, pasti Jepang menjadi salah satu tujuan wisata impian kalian. Bagi yang tidak pun, mungkin juga sempat terpikir untuk mengunjungi Jepang karena budayanya yang unik serta pemandangannya yang indah. Apa pun alasannya, ketika kalian sudah memutuskan untuk pergi ke Jepang, pasti terpikir juga mengenai pembuatan visanya.

Seandainya kalian sudah memesan penerbangan ke Jepang, tiket sudah di tangan, dan paspor pun sudah punya, jangan langsung tergesa-gesa untuk mengajukan permohonan pembuatan visa ke Kedutaan Besar (Kedubes) Jepang. Berhati-hatilah, karena tanpa persyaratan yang lengkap, permohonan kalian bisa ditolak. Atau parahnya lagi, misalkan kalian mengajukan permohonan di waktu yang tidak tepat, bisa saja visa kalian malah kedaluwarsa sebelum tiba waktunya terbang. Jika hal ini sampai terjadi, tentu uang yang sudah kalian keluarkan menjadi sia-sia.

Nah, melalui kiriman inilah, saya akan membahas mengenai apa saja yang diperlukan untuk membuat visa Jepang, dan kapan waktu yang paling tepat untuk mengajukan permohonan visa Jepang tersebut. Sembari melengkapi persyaratan tersebut, kalian juga bisa sekaligus mengurus penginapan dan jadwal perjalanan kalian.

Kedutaan Besar Jepang di Indonesia (Jakarta)

Jenis-jenis visa Jepang

Sebelum itu, mari kita lihat berbagai jenis visa yang ada. Berdasarkan informasi yang tertera di situs web Kedutaan Besar Jepang di Indonesia (在インドネシア日本国大使館), ada beberapa jenis visa Jepang, di antaranya adalah:

• Visa Kunjungan Sementara, Sekali Kunjungan (Single Entry)
• Untuk Tujuan Wisata dengan Biaya Sendiri
• Untuk Tujuan Wisata dengan Mengikuti Paket Tur Berkelompok dari Agen Perjalanan (Travel Agent) yang Ditunjuk
• Untuk Kunjungan Keluarga dengan Pengundang/Penjamin WN Jepang yang tinggal di Jepang
• Untuk Kunjungan Keluarga dengan Pengundang/Penjamin WN Jepang namun tinggal di Indonesia
• Untuk Kunjungan Teman
• Untuk Keperluan Bisnis
• Visa Kunjungan Sementara, Berkali-kali (Multiple Entry)
• Untuk Kunjungan Wisata
• Untuk Keperluan Bisnis
• Visa Khusus
  • Untuk keperluan belajar, bekerja, pelatihan, dan menetap dalam jangka waktu tertentu
• Visa Transit

Jadi, apakah kalian sudah tahu visa jenis apa yang akan kalian ajukan permohonan pembuatannya? Nah, sebelum melanjutkan, saya sampaikan terlebih dahulu bahwa fokus kiriman kali ini adalah untuk pembuatan jenis visa yang paling umum, yaitu "Visa Kunjungan Sementara untuk Tujuan Wisata dengan Biaya Sendiri, Sekali Kunjungan", yang digarisbawahi pada daftar di atas. Visa jenis inilah yang diperlukan jika bagi kalian yang memiliki paspor biasa non-elektronik.

 
Perbedaan paspor biasa (kiri) dan paspor elektronik (kanan)

Bagi yang suah memiliki paspor elektronik sesuai standar ICAO, kalian dapat memanfaatkan kemudahan bebas visa (waiver) dengan cukup datang ke Kedubes Jepang membawa paspor tersebut dan mengisi formulir pendaftaran singkat, lalu mengambil kembali paspor yang sudah dibubuhi stiker bebas visa setelah dua hari kerja, tanpa disertai biaya apa pun. Selangkapnya dapat dibaca di sini.

Untuk visa jenis lain, kalian dapat langsung mengecek tata cara dan biayanya di website Kedutaan Besar Jepang di Indonesia.

Persyaratan dokumen permohonan visa Jepang

Persayaratan dokumen yang diperlukan untuk mengajukan permohonan Visa Kunjungan Sementara bisa dilihat pada gambar di bawah ini. Termasuk di antaranya persyaratan untuk kelima jenis visa yang ada. Sedangkan untuk yang mengikuti Paket Tur Berkelompok dari agen/biro perjalanan, silakan konsultasikan dengan agen perjalanan kalian.

Persyaratan Dokumen Permohonan Visa Kunjungan Sementara ke Jepang.
Tanda O berarti dokumen tersebut diperlukan. (Klik-tengah gambar untuk memperbesar)

Berikut rincian untuk masing-masing dokumen yang diperlukan untuk pembuatan Visa Kunjungan Sementara untuk Tujuan Wisata dengan Biaya Sendiri ke Jepang:

1. Paspor
   Untuk paspor yang diperlukan untuk jenis visa ini adalah paspor biasa non-elektronik. Pastikan juga masa berlaku paspor masih cukup lama, setidaknya masih tersisa enam bulan di awal perjalanan nanti.
   
   
2. Formulir permohonan visa
   Formulir permohonan visa ini bisa diunduh di sini. Silakan diisi, boleh dengan ketikan maupun dengan tulisan tangan. Jika menggunakan tulisan tangan, pastikan tulisannya mudah dibaca. Jadi sangat disarankan untuk menggunakan huruf kapital lepas (block capital letters). Pastikan semua bidang yang ada terisi. Untuk yang memang tidak dapat/tidak perlu dijawab, dapat ditambahkan tanda strip panjang (—), atau diisikan "N/A".
   
   Setelah mencetak dan mengisi seluruh isian, jangan lupa untuk menempelkan foto diri dengan lem (jangan gunakan pengokot/staples) di awal formulir, serta membubuhkan tanda tangan basah (bukan cetakan komputer) pada akhir formulir. Untuk fotonya sendiri harus berukuran 4,5 × 4,5cm. Ukuran ini memang tidak umum, namun biasanya bisa dicetakkan oleh tempat cuci foto ternama, atau yang sering mengurusi visa. Selain itu, fotonya juga harus baru, diambil setua-tuanya 6 bulan yang lalu dari tanggal pengajuan, dan tanpa latar, bukan hasil editing, serta tidak buram.
   
   
   
   Formulir Permohonan Visa Jepang.
   (Klik-tengah gambar untuk memperbesar)
   
   
   Formulir ini menggunakan bahasa Inggris. Bagi yang kurang memahaminya, berikut terjemahannya:
   
   
   
   [HALAMAN PERTAMA]
   
   - Nama keluarga (sesuai paspor)
   - Nama pemberian dan nama tengah (sesuai paspor)
       - Nama lain (nama yang sedang atau pernah dikenali oleh orang lain)
   - Tanggal lahir (hari/bulan/tahun), Tempat lahir (kota, provinsi, negara)
   - Jenis kelamin (L/P), Status nikah (lajang/menikah/cerai-mati/cerai-hidup)
   - Warga negara
       - Warga negara sebelumnya atau ganda
   - NIK
   - Jenis paspor (diplomat/resmi (dinas)/biasa/lainnya)
   - Nomor paspor
   - Tempat terbit, Tanggal terbit (hari/bulan/tahun)
   - Pihak penerbit, Tanggal kedaluwarsa (hari/bulan/tahun)
   - Tujuan mengunjungi Jepang
   - Lama rencana kunjungan ke Jepang
   - Tanggal kedatangan
   - Bandara/pelabuhan kedatangan, Nama pesawat/kapal
   - Hotel/orang di mana pemohon berencana untuk menginap
       - Nama, Telepon
       - Alamat
   - Lama dan tanggal kedatangan kunjungan ke Jepang yang sebelumnya
   - Tempat tinggal saat ini
       - Alamat
       - Telepon, Nomor ponsel
   - Profesi/pekerjaan saat ini
   - Tempat bekerja
       - Nama, Telepon
       - Alamat
   
   
   
   
   
   [HALAMAN KEDUA]
   
   - Profesi/pekerjaan pasangan (atau orang tua jika pemohon adalah anak-anak)
   - Penjamin/pereferensi di Jepang (atau orang yang akan dikunjungi di Jepang)
       - Nama, Telepon
       - Alamat
       - Tanggal lahir (hari/bulan/tahun), Jenis kelamin (L/P)
       - Hubungan dengan pemohon
       - Profesi/pekerjaan dan jabatannya
       - Warga negara dan status imigrasi
   - Pengundang dari Jepang
       - Nama, Telepon
       - Alamat
       - Tanggal lahir (hari/bulan/tahun), Jenis kelamin (L/P)
       - Hubungan dengan pemohon
       - Profesi/pekerjaan dan jabatannya
       - Warga negara dan status imigrasi
   - Catatan/kondisi khusus
   - Apakah Anda pernah (Y/T):
   

   1. terlibat dalam tindakan kriminal atau pelanggaran hukum di suatu negara?
   2. dijatuhi hukuman penjara selama setahun atau lebih di suatu negara?
   3. dideportasi atau dikeluarkan dari suatu negara karena tinggal melebihi waktu yang ditentukan visa atau melanggar hukum dan peraturan?
   4. divonis bersalah dan dijatuhi hukuman karena pelanggaran obat-obatan karena melanggar hukum di suatu negara terkait narkotika, ganja, madat, zat stimulan/psikotropika?
   5. terlibat dalam prostitusi, atau menjadi penengah atau pembela atas seorang pekerja prostitusi, atau menyediakan tempat untuk prostitusi, atau mengadakan kegiatan lain yang secara langsung berkaitan dengan prostitusi?
   6. melakukan perdangan manusia, atau menghasut dan membantu orang lain dalam melakukannya?

   - Jika menjawab "ya" pada salah satu atau lebih pertanyaan di atas,
      mohon jelaskan rinciannya
   - Tanggal permohonan (hari/bulan/tahun), Tanda tangan pemohon
   
   
   
   
3. Fotokopi KTP
   Fotokopi KTP ini tidak boleh digunting seukuran aslinya, harus dicetak di kertas A4. Tidak perlu diperbesar, dan tidak perlu bolak-balik, cukup halaman yang ada identitas (NIK)-nya saja.
   
   
4. Fotokopi Kartu Mahasiswa/Kartu Pelajar/Surat Keterangan Belajar
   Fotokopi ini hanya perlu dilampirkan bila pemohon masih bersekolah. Sama seperti KTP, fotokopi ini tidak boleh digunting seukuran aslinya dan harus dicetak di kertas A4.
   
   
5. Bukti pemesanan tiket pulang-pergi
   Pastikan untuk memfotokopi semua halamannya. Informasi tanggal dan waktu perjalanan, moda transportasi, serta rincian penumpang yang di dalamnya ada nama pemohon harus tercantum dengan jelas.
   
   
6. Jadwal perjalanan
   Format jadwal perjalanan ini bisa diunduh di sini. Silakan diisi, boleh dengan ketikan maupun dengan tulisan tangan. Jika menggunakan tulisan tangan, pastikan tulisannya mudah dibaca. Jadi sangat disarankan untuk menggunakan huruf kapital lepas (block capital letters).
   
   Untuk tempat yang akan dikunjungi tidak perlu dituliskan alamat lengkapnya. Namun, usahakan sespesifik mungkin. Jadi jangan hanya menuliskan nama prefektur/distrik besarnya, tapi tulis kotanya atau bahkan tempat wisatanya. Misalkan, tuliskan "Shinjuku Gyoen" bukan hanya "Tokyo".
   
   Untuk tempat menginap, tuliskan nama hotelnya saja. Jika misalkan sedang dalam perjalanan dan tidak menginap di hotel, cantumkan nama dan rute dari kereta, bus, atau bandara tersebut. Jika menginap di rumah keluarga atau teman yang tidak tercantum pada formulir permohonan, tuliskan juga alamatnya.
   
   Setelah mencetak dan mengisi seluruh isian, jangan lupa membubuhkan tanda tangan basah (bukan cetakan komputer) pada akhir dokumen.
   
   
   
   Contoh Jadwal Perjalanan ke Jepang
7. Fotokopi bukti keuangan
   Fotokopi bukti keuangan yang harus dilampirkan adalah yang tiga bulan terakhir sebelum mengajukan permohonan. Jika kalian memiliki buku tabungan, cukup fotokopi mutasi rekening kalian selama tiga bulan terakhir, serta halaman awal yang memuat nama pemilik dan nomor rekeningnya. Fotokopi ini tidak perlu dilegalisir oleh pihak bank.
   
   Sedangkan bagi kalian yang tidak memiliki buku tabungan, misalnya menggunakan rekening giro, tapres, atau bahkan Tahapan Xpresi BCA, tidak perlu khawatir. Kalian dapat mencetak e-statement (rekening koran elektronik) yang biasa dikirimkan setiap bulannya ke alamat email kalian, atau jika memang kalian memilih untuk menerima laporan bulanan tersebut melalui kiriman pos (non-elektronik), kalian cukup memfotokopi rekening koran yang dikirimkan tersebut.
   
   Khusus untuk BCA, rekening koran elektronik ini bisa kalian unduh ulang sendiri melalui KlikBCA. Setelah login, buka menu e-Statement, lalu pilih Tabungan dan Giro. Setelah itu pilih nomor rekening dan bulan yang diinginkan, lalu klik "Download". Kalian kemudian dapat mencetak PDF yang telah kalian unduh ini.
   
   
   
   Menu untuk mengunduh rekening koran elektronik di KlikBCA
Jika upaya-upaya di atas gagal, misalkan kalian tidak memiliki buku tabungan, tidak pernah menerima kiriman rekening koran (baik lewat pos maupun email), dan ternyata di situs internet banking bank kalian tidak ada fitur untuk mengunduh rekening koran, maka upaya terakhirnya adalah datang langsung ke bank kalian. Kalian dapat meminta untuk dicetakkan rekening koran (atau mutasi rekening) kalian untuk tiga bulan terakhir. Namun, biasanya pihak bank akan meminta biaya tambahan atas layanan ini.

Sebagai informasi, kalian dapat menyerahkan fotokopi dari beberapa rekening jika memang uang kalian tersebar. Jadi, tidak harus dikumpulkan semua ke dalam satu rekening untuk mencapai saldo minimum. Mengenai saldo minimum ini akan dibahas lebih lanjut pada bagian selanjutnya.


8. Fotokopi Kartu Keluarga, atau dokumen lain yang menunjukkan kekerabatan
   Jika penanggung jawab biaya, atau pemilik rekening pada nomor tujuh di atas, bukanlah kalian sendiri (misalkan dibiayai orangtua), maka harus dokumen yang menunjukkan hubungan kekerabatan antara penanggung jawab biaya dan pemohon (misalnya Kartu Keluarga) perlu difotokopi dan dilampirkan juga.

Banyak yang menyarankan bahwa kita harus juga melampirkan surat keterangan dari bank, surat keterangan mampu dari RT/RW, surat keterangan masih bekerja dan akan kembali bekerja setelah berlibur (untuk karyawan), surat izin usaha (untuk wiraswasta), dan surat referensi dari sekolah atau universitas (untuk pelajar). Namun sebenarnya hal ini tidak perlu. Visa saya pun dapat dibuat tanpa hambatan meskipun tidak menyerahkan surat-surat di atas. Dokumen yang wajib diserahkan sebenarnya hanyalah kedelapan poin yang sudah disebutkan di atas.

Permohonan yang diwakilkan dan jumlah dokumen yang diserahkan

Jika kalian pergi secara berkelompok (bersama-sama) namun tidak menggunakan jasa agen/biro perjalanan, salah satu pertanyaan yang sering muncul adalah: Dapatkah permohonan diwakilkan, dan perlukah dokumen digandakan sejumlah pemohon? Di Isamu no Heya ini, saya akan membahasnya lebih lanjut.

Pada prinsipnya, pengajuan permohonan visa harus dilakukan oleh pemohon yang bersangkutan secara langsung di loket visa Kedutaan Besar Jepang. Jadi, jika kalian berencana ke Jepang bersama teman-teman kalian, maka masing-masing dari kalian harus membuat permohonan sendiri-sendiri dengan dokumen yang terpisah, serta datang langsung ke lokasi.

Namun, pengajuan permohonan visa bisa diwakilkan oleh keluarga atau staf kantor lain bila pemohon adalah:

• seorang anak berusia di bawah 16 tahun; atau
• seorang lanjut usia di atas 60 tahun; atau
• seseorang dengan keterbelakangan fisik; atau
• seseorang dengan paspor diplomat atau dinas, dan ke Jepang untuk kunjungan dinas; atau
• sekelompok orang yang menggunakan jasa agen/biro perjalanan yang telah ditunjuk Konsulat Jenderal Jepang.
  Sebagai informasi, saat artikel ini ditulis agen tersebut adalah ATS Vacation, Bayu Buana, HIS Tours, JTB Tour, dan JTB Indonesia.

Jika kalian adalah orang yang ditugaskan untuk mewakili pemohon yang memenuhi syarat di atas, dan kalian sendiri akan ikut pergi bersama dengan pemohon tersebut, maka dokumen tidak perlu digandakan seluruhnya. Tetapi harap dipastikan juga bahwa saat menyerahkan, dokumen orang yang mewakili ditaruh pada urutan pertama, sebelum dokumen milik orang-orang yang diwakili.

Contohnya, misalkan kalian akan pergi bersama orangtua atau mungkin kakek-nenek kalian yang sudah lansia, maka dokumennya cukup satu rangkap saja. Tidak perlu setiap orangnya menyerahkan salinan bukti pemesenan tiket, bukti keuangan, dan kartu keluarganya masing-masing. Hanya pemohon yang mewakilinya saja yang harus menyerahkan dokumen yang lengkap. Sedangkan untuk pemohon yang diwakili (orangtua kalian dalam kasus di atas) hanya perlu menyerahkan formulir aplikasi yang sudah ditandatangani, fotokopi identitas, dan jadwal perjalanan yang sudah ditandatangani saja.

Tapi jika pemohon akan pergi sendiri atau bersama dengan orang lain yang bukan mewakilinya saat pengajuan permohonan, maka dokumen yang diberikan tetap harus lengkap dan sendiri-sendiri.

Uang yang harus dipersiapkan untuk mengurus visa Jepang

Ada dua uang yang harus kalian persiapkan. Yang pertama adalah uang yang harus kalian simpan di rekening kalian sebagai persyaratan. Tentunya uang ini tidak akan diambil oleh pihak Jepang. Yang kedua adalah uang yang harus kalian keluarkan untuk membayar biaya pembuatan visa Jepang kalian. Mari kita bahas yang pertama terlebih dahulu.

1. Saldo rekening minimum
   
   
   
   Contoh rekening koran BCA
   Banyak yang menyebutkan bahwa setiap orang yang ingin liburan ke Jepang harus memiliki setidaknya uang sejumlah Rp 30.000.000 (tiga puluh juta rupiah) di rekeningnya. Bahkan ada beberapa agen perjalanan yang menyatakan bahwa pemohon harus memiliki uang Rp 50.000.000 (lima puluh juta rupiah). Tentu hal ini agak mengejutkan, terutama untuk orang yang memang dananya berada di bawah angka tersebut. Tapi, kabar baiknya adalah persyaratan tersebut tidak benar, jadi kalian bisa sedikit merasa lega.
   
   Untuk angka pasti berapa saldo minimal tabungan kita memang tidak diinformasikan di situs web Kedubes Jepang. Namun jika kalian memiliki uang setidaknya Rp 1.500.000 (satu setengah juta rupiah) untuk setiap hari yang akan kalian lewati di Jepang seharusnya sudah cukup aman. Dengan kata lain, jika kalian ingin mengunjungi Jepang selama 5 (lima) hari, maka siapkanlah setidaknya Rp 7.500.000 (tujuh setengah juta rupiah), sedangkan untuk 10 (sepuluh) hari, siapkanlah setidaknya Rp 15.000.000 (limabelas juta rupiah).
   
   Di Internet pun, sudah ada beberapa kisah wisatawan yang dapat pergi ke Jepang, meskipun tabungannya tidak menyentuh angka delapan digit (di bawah sepuluh juta rupiah). Salah satunya, dapat kalian baca di sini.
   
   Namun jika memang kalian memiliki lebih dari itu, tentunya akan lebih baik. Selain itu, agar lebih meyakinkan, kalian dapat menyertakan bukti pemesanan kamar hotel kalian walaupun sebenarnya tidak diminta. Jika kalian menggunakan penyedia jasa yang mengharuskan kalian untuk membayar di awal (bukan pada saat check-in hotel di Jepang nanti), seperti AirBNB atau Tiket.com, melampirkan voucher hotel yang menunjukkan nama kalian dan bukti pembayaran akan semakin meyakinkan.
   
   
2. Biaya pembuatan visa Jepang
   
   Sekarang, kita lanjut ke keperluan uang yang kedua, yaitu untuk pembuatan visa Jepangnya itu sendiri.
   
   Biaya pembuatan visa Jepang per 1 April 2017 adalah sebagai berikut:
   - Visa sekali kunjungan: Rp 370.000
   - Visa kunjungan berkali-kali: Rp 740.000
   - Visa transit: Rp 90.000
   
   Untuk biaya terkini, silakan cek di situs web Kedutaan Besar Jepang di Indonesia. Biasanya harga naik di bulan April.

Waktu yang tepat untuk mengajukan permohonan

Bila kalian sudah memenuhi segala persyaratan dokumen dan administrasinya, maka langkah selanjutnya adalah menentukan kapan kalian akan mengajukan permohonan pembuatan visanya ke Kedubes Jepang. Visa Jepang berlaku selama 90 (sembilan puluh) hari sejak diterbitkan. Jadi, misalkan visa Jepang kalian diterbitkan di awal Januari, pastikan kalian sudah menyelesaikan seluruh perjalanan kalian di Jepang dan kembali ke Indonesia di akhir Maret nanti. Jika ternyata kalian harus terbang di April, sedangkan visa kalian terbit di Januari, maka kalian harus membuat visa ulang, karena di bulan Maret visa kalian sudah kedaluwarsa.

Jadi idealnya, ajukanlah permohonan visa kalian di sekitar 30-45 hari sebelum memulai perjalanan. Dengan demikian, jika sewaktu-waktu kalian perlu menunda atau memajukan jadwal perjalanan hingga satu bulan ke depan atau ke belakang pun, visa kalian masih bisa tetap berlaku. Jika terlalu awal, bisa jadi visa kalian menjadi kedaluwarsa apalagi jika ada penundaan jadwal. Jika terlalu lambat, bisa jadi visa kalian belum selesai apalagi jika sedang musim liburan. Jadi, pertimbangkanlah dengan baik.

Pastikan juga tanggal yang kalian pilih bukanlah di hari Sabtu atau Minggu, tidak berbarengan dengan hari libur kedutaan, maupun dengan acara kedutaan lainnya. Hari libur dan acara kedutaan bisa kalian lihat di sini.

Lokasi dan akses ke Kedubes Jepang

Langkah selanjutnya adalah menyerahkan seluruh persyaratan yang telah kalian lengkapi sebelumnya. Untuk kalian yang tinggal di Jakarta, Banten, Jawa Barat, Jawa Tengah, Yogyakarta, Kalimantan Tengah, Kalimantan Barat, Sumatera Selatan, Bangka Belitung, Bengkulu, dan Lampung, kalian dapat menyerahkannya ke:

Bagian Konsuler Kedutaan Besar Jepang di Jakarta
Jl. M.H. Thamrin No. 24
RT.9/RW.5, Gondangdia, Menteng,
Kota Jakarta Pusat, DKI Jakarta 10350.
Telepon: (021) 3192-4308


Peta lokasi Kedutaan Besar Jepang di Indonesia (Jakarta)

---

PEMBARUAN:
Mulai 15 September 2017, Bagian Konsuler Kedutaan Besar Jepang di Jakarta tidak lagi menerima permohonan pembuatan visa. Permohonan kini dapat dilakukan melalui Japan Visa Application Center (JVAC) yang terletak di Lotte Shopping Avenue lantai 4.

---

Sedangkan untuk yang tinggal di provinsi lain, dapat menyerahkannya ke Kantor Konsuler Jepang yang sesuai dengan wilayah yurisdiksinya masing-masing. Daftar lengkapnya bisa kalian periksa di sini.

Kedubes Jepang di M.H. Thamrin ini paling mudah diakses dengan menggunakan taksi, karena kalian bisa langsung berhenti di depannya. Jika naik ojek, kalian dapat berhenti di Pintu Timur Plaza Indonsia dekat Bundaran Hotel Indonesia. Jl. M.H. Thamrin ini tidak boleh dilalui oleh sepeda motor, maka kalian harus berjalan kaki sedikit ke arah utara untuk mencapai lokasi.

Alternatif lainnya adalah dengan menggunakan Transjakarta. Kalian bisa berhenti di Halte Sarinah, lalu naik bus tingkat city tour yang ke arah Blok M dan turun di Pemberhentian Plaza Indonesia, lalu sedikit berjalan balik arah ke Utara untuk mencapai lokasi. Untuk yang membawa kendaraan pribadi, bisa memarkirkannya di sekitar Jl. Kebon Kacang.

Mengajukan permohonan

Dokumen sudah lengkap, lokasi Kedubes Jepang sudah diketahui, waktu pengajukan sudah dipilih, maka langkah selanjutnya yang pasti sudah ditunggu-tunggu, adalah mengajukan permohonan visanya.

Sebelum berangkat, pastikan sekali lagi dokumen persyaratan kalian sudah lengkap. Untuk menyatukan dokumen-dokumen tersebut dapat menggunakan klip kertas (jangan gunakan pengokot/staples). Pastikan seluruh dokumen-dokumen kalian dicetak dalam ukuran kertas yang sama, yaitu ukuran A4; serta masih dalam keadaan rapi (tidak dilipat maupun ditekuk).

Antrean masuk ke Kedubes Jepang.
Saat foto ini diambil, antrean sudah mengular hingga tiga barisan.

Bagi yang pertama mengurus visa di Kedubes Jepang mungkin akan sedikit membingungkan. Walaupun tempatnya cukup luas (ada perpustakaan, pusat budaya, bagian pengurusan visa, akta, sertifikat, dan lain-lain), namun petunjuk arahnya tidak terlalu banyak. Petugasnya pun biasanya tidak menginformasikan apa-apa, kecuali jika ditanya. Nah, supaya kalian tidak tersesat dan bingung di sana, berikut gambaran langkah-langkah untuk mengurus visa:

1. Datang ke Kedubes Jepang antara pukul 08.30 hingga 12.00 pagi.
   Untuk menghindari antrean, datanglah lebih pagi. Biasanya pukul delapan pagi pun antrean sudah mulai panjang. Atau, bisa juga agak siangan, misalkan pukul sepuluh agar antrean sudah mulai pendek.
   
2. Antre di depan pintu besi, atau di barisan yang sudah disediakan jika memang antrean sudah panjang.
3. Masuk melalui pintu besi jika sudah diizinkan.
   Petugas akan menentukan beberapa banyak orang yang boleh masuk bersamaan, biasanya sekitar 10-15 orang.
4. Antre kembali di depan loket.
5. Menukarkan kartu identitas (KTP) dengan kartu nomor masuk di depan loket.
6. Masuk melalui pintu besi lainnya yang berada di sebelah kiri loket.
7. Meletakkan benda-beda logam seperti kunci, koin, ponsel, dan sebagainya ke dalam baki yang telah disediakan.
8. Melewati pendeteksi logam dan pemeriksaan keamanan oleh petugas.
9. Ambil kembali benda-benda yang tadi kalian letakkan di baki.
10. Keluarlah melalui pintu besi lainnya yang berada di belakang pendeteksi logam.
11. Kalian sekarang akan berada di luar ruangan. Masuki gedung yang ada di depan kalian melalui pintu kaca.
12. Di dalam gedung, kalian akan menghadapi pertigaan.
    Ada tangga naik di depan kalian, serta ada jalan ke kiri dan ke kanan.
    Beloklah ke kiri, dan masuklah ke dalam ruangan melalui pintu kaca lagi.
13. Di dalam ruangan, carilah mesin pencetak nomor antrean di dekat loket.
14. Tekanlah tombol merah pada mesin yang dilabeli huruf "A".
    
    
    Wujud kertas nomor antrean,
    dan kartu nomor masuk di bawahnya
15. Ambillah nomor antrean yang sudah dicetak.
16. Perhatikan tampilan nomor antrean di atas loket-loket "A" setiap ada bunyi bel.
    Setiap bel berbunyi, nomor pada salah satu loket tersebut akan berubah.
    Tidak seperti di bank atau antrean lainnya, tidak ada orang atau pun rekaman yang mengatakan: "Nomor antrean X, silakan ke konter X". Jadi perhatikanlah dengan baik. Jangan sampai nomor kalian terlewat.
    
    
17. Datangilah loket "A" yang di atasnya tertera nomor antrean kalian.
18. Serahkan semua dokumen persyaratan kalian.
19. Petugas di sana mungkin akan menanyakan beberapa hal mengenai perjalanan kalian. Jawablah dengan singkat dan jelas.
20. Ambil kertas tanda terima dokumen yang telah diisi oleh petugas.
21. Keluarlah dari ruangan dan gedung tersebut melalui pintu kaca yang sama.
22. Di luar gedung, masuklah melalui palang besi berputar yang ada di depan kalian
    (Jangan masuk melalui pintu besi yang ada pendeteksi logamnya lagi).
23. Antre kembali di depan loket.
24. Menukarkan kartu nomor masuk dengan kartu identitas (KTP) di depan loket.
25. Keluar melalui pintu besi yang kalian temui saat pertama kali datang.

Jika semuanya sudah lengkap, kalian bisa pulang dan menunggu kabar selanjutnya. Jika ada dokumen yang kurang, mungkin kalian akan diminta kembali lagi sebelum pukul 12 siang untuk melengkapi kekurangan tersebut agar tetap dapat diproses di hari yang sama.

Bila kalian memerlukan jasa cetak maupun fotokopi kalian bisa mengunjungi kios jasa pencetakan foto yang terletak di lantai LB The Plaza Office Tower yang berada persis di samping gedung Kedubes Jepang ini. Namun, memang cukup mahal harganya, yaitu Rp 3.000 per lembarnya untuk cetakan hitam-putih. Jika ingin harga yang lebih terjangkau, kalian bisa pergi sedikit lebih jauh ke arah Utara dan mengunjungi toko alat tulis kantor di sisi sebelah kanan gedung Sarinah.

Mengambil visa

Jika tidak ada masalah, visa Jepang seharusnya akan selesai dibuat dalam tiga hari kerja. Petugas di sana juga pastinya sudah memberitahukan kapan kalian dapat kembali ke Kedubes Jepang untuk mengambil visa kalian.

Jika dalam rentang waktu itu kalian tidak ditelepon, berarti tidak ada masalah. Tapi jika kalian ditelepon, berarti kalian harus datang kembali ke Kedubes untuk melengkapi dokumen yang diminta, lalu menunggu tiga hari kerja lagi.

Jika harinya sudah tiba, ingatlah untuk membawa kertas tanda terima dokumen serta uang untuk membayar visa kalian. Siapkanlah uang pas, karena kelebihan pembayaran tidak dikembalikan. Walaupun hal ini kurang umum di Indonesia, tapi hal ini sama halnya ketika kalian membayar ongkos bus di negara lain, termasuk di Jepang sendiri. Uang yang sudah diserahkan, tidak dapat diambil kembali, dan tidak ada kembali.

Untuk langkah-langkahnya sebenarnya cukup mirip dengan pada saat mengajukan permohonan visanya. Bedanya adalah kali ini kalian harus datang ke Kedubes Jepang antara pukul 13.30 hingga 15.00 pagi. Yang perlu diserahkan adalah tanda terima dan uang. Yang perlu diambil adalah paspor kalian yang sudah dilengkapi dengan visa Jepang, dan kuitansi (bukti pembayaran) kalian. Sisanya sama persis, bahkan nomor antrean yang diambil pun tetap yang berlabel "A". Nomor antrean "B" umumnya ditujukan untuk WN Jepang yang tinggal di Indonesia untuk pengurusan surat-surat dan akta lainnya.

Penutup

Visa Jepang

Semoga kalian tidak menemui hambatan dalam mengurus visa Jepang ini, dan dapat segera kalian terima visanya. Terima kasih sebelumnya sudah membaca dan mengikuti petunjuk-petunjuk di kiriman Isamu no Heya ini. Saya harap informasi yang disajikan di sini sudah cukup jelas dan dapat membantu kalian. Kalian dapat membagikan tautan ke kiriman ini di media sosial kalian tanpa perlu izin sebelumnya, agar lebih banyak yang terbantu pembuatan visa Jepang-nya.

Namun, jika kalian merasa ada informasi yang kurang atau salah, atau misalkan kalian ingin menanyakan sesuatu mengenai pembuatan visa Jepang ini, jangan ragu untuk meninggalkan komentar di bawah. Akan saya jawabnya semampunya.

Akhir kata, sampai jumpa di kiriman selanjutnya, dan dukung terus Isamu no Heya!